Wie Remote-Teams wöchentlich zahlreiche Stunden einsparen können

Arbeit 4.0: Die Arbeitswelt befindet sich aufgrund der Digitalisierung und technischen Neuerungen in einem massiven Umbruch. Ein digitales Mindset, flexible Arbeitsmodelle, und eine internationale Zusammenarbeit sind im heutigen stark umkämpften Markt unabdingbar. Daher setzen immer mehr Unternehmen auf Remote-Work. Dank der Digitalisierung haben sich auch bereits zahlreiche Tools am Markt etabliert, die Remote-Arbeit unterstützen und dabei helfen können, die Effizienz und Produktivität zu steigern. Mit den richtigen Tools können sich Unternehmen also zahlreiche Stunden wöchentlich einsparen. Egal, ob Startup, kleines, mittleres oder großes Unternehmen: Diese 5 Tools sollten sich Remote-Teams auf jeden Fall notieren.

#1 Moss

Wenn es um das Thema Remote-Work geht, wird meist nur an jene Tools gedacht, die dabei helfen, besser zu kommunizieren, während weniger offensichtliche Bereiche, wie die Ausgabenverwaltung, in den Hintergrund rücken. Doch in jedem Unternehmen kommt es zu Mitarbeiterausgaben – sei es das Marketing-Abonnement, eine Dienstreise oder alltägliche Erledigungen. Damit diese Ausgaben nicht von den Mitarbeitern selbst getätigt und über eine zeitaufwändige Spesenabrechnung rückerstattet werden müssen, sollten Unternehmen auf eine Ausgabenlösung wie Moss umsteigen. Die Basis bilden physische und virtuelle Kreditkarten, die mit ein paar Klicks in unbegrenzter Zahl für jegliche unternehmerische Zwecke ausgestellt werden können. Die Kreditkarten lassen sich dabei einfach mit einem bestehenden Firmenkonto verbinden. Bei der Erstellung werden ein Verwendungszweck sowie ein Limit festgelegt. Durch das festgelegte Budget bleiben die Ausgaben stets im Rahmen, während die Mitarbeiter absolute Handlungsfreiheit haben. Die Transaktionen und zugehörigen Belege werden dann digital an einem Ort gesammelt, wodurch Finanzverantwortliche in Echtzeit die Ausgaben einsehen können. Das ermöglicht ein zentrales, transparentes und effizientes Ausgaben-Management der Ausgaben.

#2 Google Drive

Cloud-Dienste zur Datenablage sind mitunter die wichtigsten Helfer von Remote-Teams, denn nur so können Dokumente einfach und schnell geteilt werden. Mithilfe von Google Drive können Dokumente, Dateien, aber auch Präsentationen online erstellt werden. Die Anwendungen gleichen den Microsoft-Office-Anwendungen, die den meisten Personen bekannt sind – dadurch braucht es keine lange Einarbeitungszeit. Der Cloud-Dienst von Google ermöglicht es, dass die Dateien online in Echtzeit erstellt, gespeichert und anschließend für bestimmte Nutzer freigegeben und geteilt werden können. Dann haben auch nur jene Personen, denen Zugriff gewährt wurde, die Möglichkeit, das Dokument zeit- und ortsunabhängig einzusehen oder zu bearbeiten. Das gewährt höchste Sicherheit. Die Änderungen sind dabei ebenfalls für alle in Echtzeit sichtbar. So können mehrer Personen gemeinsam an der neuesten Version eines Projekts arbeiten – das ist weitaus effizienter und sicherer, als aktualisierte Dateien per Mail zu versenden.

#3 Slack

Der tägliche Austausch ist essentiell für eine effiziente und produktive Zusammenarbeit, vor allem, wenn die Mitarbeiter nicht vom selben Standort aus arbeiten. Da der E-Mail-Verkehr durchaus zeitaufwändig sein kann, eignet sich ein Messengertools wie Slack. Slack bietet dieselbe Schnelligkeit und Bequemlichkeit, die viele aus dem Privaten mit Whatsapp kennen. Mit dem Kommunikationstool können Termine, Aufträge oder einzelne Arbeitsschritte in sekundenschnelle geplant werden. Das Messengertool erlaubt es zudem, neben privaten Nachrichten, Channels zu erstellen. Diese Channels funktionieren wie Gruppenchats. Ganze Teams oder Mitglieder eines Projekts können eingeladen werden – alle Nachrichten, die in einem Channel gesendet werden, können dann von allen eingesehen werden. Dadurch ist auch branchenübergreifende Kommunikation bestens möglich und alle Beteiligten bleiben stets auf dem Laufenden – auch wenn nicht vom selben Standort aus gearbeitet wird.

#4 Canva

Um Reichweite zu generieren braucht es aussagekräftige, hochwertige Banner für das Produkt bzw. die Dienstleistung, sowie einen professionellen Internetauftritt. Canva ist ein cloudbasiertes Grafikdesign-Tool, mit dem Marketinginhalte oder Präsentationen schnell und einfach von Unternehmen jeder Größe erstellt werden können. Canva ist ein intuitiv bedienbarer Grafik-Allrounder, mit dem auch Anfänger schnell professionelle Ergebnisse erzielen können. Denn bereits in der kostenlosen Version bietet Canva eine Vielzahl an Vorlagen, Bildern, Grafiken, Fonds und Designs an, die auch mit eigenen Elementen wie Logos oder Bildern verbunden werden können. So lassen sich ganz einfach Inhalte mit hohem Wiedererkennungswert erstellen. Außerdem können mehrere Personen gleichzeitig an dem Element arbeiten und alle Änderungen sind in Echtzeit einsehbar.

#5 1Password

Besonders in Unternehmen, die auf Remote-Work setzen, kann es vorkommen, dass viele verschiedene Programme in Anwendung sind und diese aus Einfachheit dasselbe Passwort haben. Damit sensible Daten nicht in falsche Hände geraten, sollten Unternehmen ein Tool für das Erstellen, Verwalten und Sichern von Kennwörtern benutzen.1Password generiert unbegrenzt viele starke Passwörter, speichert sie sofort ab und ist mit diversen Betriebssystemen kompatibel. Außerdem wird das Teilen der Inhalte ermöglicht: Ein Admin kann die Verwaltung und Zugriffe von Passwörtern steuern und somit individuell Berechtigungen erteilen. Mit einer 2-Faktor-Authentifizierung wird zusätzlicher Schutz geboten. So führt ein Passwortmanager zu mehr Schutz und auch Effizienz im Unternehmen.

Fazit

Die digitale Transformation schreitet immer weiter voran und immer mehr Unternehmen setzen auf eine orts- und zeitunabhängige, internationale Zusammenarbeit. Dank dem technischen Fortschritt stehen mittlerweile auch zahlreiche Tools zur Verfügung, die Remote-Arbeit bereichsübergreifend sicher, einfach und effizient gestalten. Remote-Teams können sich mit dem Einsatz der richtigen Tools wöchentlich zahlreiche Stunden sparen und die gewonnene Zeit für andere Aufgaben aufwenden.