Mac im Büroalltag: Wo es mit Windows-Kollegen hakt und wie man das löst

In gemischten Teams läuft die Zusammenarbeit meist reibungslos, bis eine Datei hin und her geht. Dann verschieben sich Absätze, ein Diagramm sitzt an der falschen Stelle, oder eine Datei lässt sich schlicht nicht öffnen. Die Ursachen sind fast immer dieselben und lassen sich einmalig ausräumen. Wer sie kennt, verbringt deutlich weniger Zeit mit Reparaturen an Dokumenten, die eigentlich fertig waren.

Schriften sind die häufigste Ursache

Verschiebt sich ein Layout beim Öffnen auf der anderen Seite, liegt es meist an einer fehlenden Schrift. Beide Systeme bringen unterschiedliche Sammlungen mit, und was auf dem Mac vorinstalliert ist, fehlt unter Windows regelmäßig. Das Programm ersetzt die Schrift dann automatisch, wobei sich Zeichenbreiten ändern und der Umbruch neu berechnet wird. Abhilfe schafft die Beschränkung auf Schriften, die auf beiden Systemen vorliegen, oder das Einbetten der Schrift in die Datei, was die meisten Office-Programme unter den Speicheroptionen anbieten. Für die endgültige Fassung ist ohnehin das PDF das richtige Format, weil es das Aussehen festschreibt.

Dateinamen und Pfade

Umlaute, Doppelpunkte und Schrägstriche in Dateinamen führen auf der jeweils anderen Seite zu Problemen, weil beide Systeme unterschiedliche Zeichen als unzulässig behandeln. Hinzu kommt die Länge des gesamten Pfades, die unter Windows in bestimmten Konstellationen begrenzt ist, was bei tief verschachtelten Ordnern auf einem Netzlaufwerk zu Fehlermeldungen führt. Eine Konvention aus Kleinbuchstaben, Bindestrichen statt Leerzeichen und einem vorangestellten Datum im Format Jahr-Monat-Tag löst beide Probleme dauerhaft und sortiert die Ablage nebenbei chronologisch.

Makros und Vorlagen

Die deutlichste Einschränkung betrifft Automatisierungen in Tabellen. Makros, die unter Windows auf Systemfunktionen oder auf Steuerelemente zugreifen, laufen auf dem Mac häufig nicht oder nur eingeschränkt, weil die zugrunde liegende Schnittstelle dort anders aufgebaut ist. Betroffen sind vor allem gewachsene Arbeitsmappen aus Fachabteilungen. Für einzelne Anwender ist die pragmatische Lösung eine virtuelle Maschine oder ein Terminalzugang für genau diese eine Datei. Für das Team ist die bessere Lösung, die Automatisierung auf eine plattformunabhängige Grundlage zu stellen.

Wer für die Zusammenarbeit ein Office für Mac kaufen möchte, sollte auf die Ausgabe achten, denn zwischen der Version für Privatanwender und der für Unternehmen bestehen Unterschiede bei den enthaltenen Programmen. LIZENZGURU weist bei den Mac-Ausgaben getrennt aus, welche Anwendungen enthalten sind und ob es sich um eine dauerhafte Lizenz oder ein Abonnement handelt.

Tastenkürzel und Sonderzeichen

Der Wechsel zwischen den Systemen kostet vor allem Muskelgedächtnis. Die Befehlstaste übernimmt die Rolle der Steuerungstaste, was die gängigen Kürzel betrifft, während Sonderzeichen völlig anders erzeugt werden. Das At-Zeichen, der senkrechte Strich und die geschweiften Klammern liegen jeweils auf anderen Kombinationen. Wer regelmäßig an beiden Systemen arbeitet, legt sich die wichtigsten Kombinationen einmal auf einen Zettel oder stellt die Tastaturbelegung so ein, dass sie dem gewohnten Muster folgt.

Auch bei der Darstellung gibt es Eigenheiten. Ein älterer, aber lehrreicher Fall ist die Frage, wie sich Word zur Nutzung des Retina-Displays bewegen lässt, wenn ein Programm die höhere Auflösung zunächst nicht erkennt. Das Muster wiederholt sich bis heute bei Anwendungen, die für den Mac nur portiert und nicht angepasst wurden.

Kalender, Kontakte und Besprechungen

Die zweite Reibungsfläche liegt außerhalb der Dokumente. Termine aus einem Exchange-Postfach landen auf dem Mac zuverlässig, sobald das Konto über das passende Protokoll eingerichtet ist. Probleme entstehen bei Serienterminen mit Ausnahmen und bei Raumbuchungen, die je nach Programm unterschiedlich dargestellt werden. Wer eine Besprechung anlegt und feststellt, dass Teilnehmer eine abweichende Uhrzeit sehen, sollte die Zeitzoneneinstellung beider Systeme prüfen, denn dort liegt die Ursache fast immer. Für Einladungen an Externe hat sich bewährt, den Termin zusätzlich im Text der Mail zu nennen, samt Zeitzone.

Dateiformate jenseits von Office

Wer Grafiken oder Layouts austauscht, stößt auf ein verwandtes Problem. Apple-eigene Formate aus Pages, Numbers und Keynote lassen sich unter Windows nicht öffnen, was in gemischten Teams regelmäßig für Verzögerungen sorgt. Die Programme exportieren zwar in die gängigen Formate, dabei gehen aber Feinheiten der Formatierung verloren. Für Dokumente, an denen beide Seiten arbeiten, ist es deshalb einfacher, von Anfang an im gemeinsamen Format zu bleiben. Für Bilder gilt Ähnliches, denn das auf iPhones voreingestellte HEIC-Format wird unter Windows nicht überall unterstützt, weshalb sich für den Austausch die Umstellung auf JPEG in den Kameraeinstellungen anbietet.

Netzlaufwerke und gemeinsame Ablage

Der Zugriff auf Windows-Freigaben funktioniert über das SMB-Protokoll und ist im Finder unter dem Menüpunkt zum Verbinden mit einem Server eingerichtet. Zwei Stolperstellen treten regelmäßig auf. Zum einen legt macOS auf Netzlaufwerken versteckte Zusatzdateien an, die Kollegen in ihren Ordnern sehen und die gelegentlich für Verwirrung sorgen. Zum anderen behandeln beide Systeme Groß- und Kleinschreibung unterschiedlich, weshalb zwei Dateien, die sich nur darin unterscheiden, auf einer Seite als eine erscheinen.

Eine Vereinbarung, die im Team trägt

Statt jeden Fall einzeln zu lösen, lohnt sich eine kurze schriftliche Absprache. Bewährt haben sich diese Punkte:

• Endgültige Dokumente werden als PDF geteilt, bearbeitbare Fassungen nur, solange tatsächlich gemeinsam daran gearbeitet wird
• Es wird eine Handvoll Schriften festgelegt, die auf beiden Systemen verfügbar sind
• Dateinamen folgen einer Konvention ohne Umlaute, Leerzeichen und Sonderzeichen
• Tabellen mit Makros bleiben auf einer Plattform und werden bei Bedarf als Werteexport weitergegeben
• Für gemeinsame Bearbeitung wird ein Speicherort genutzt, der Versionen führt, statt Dateien per Mail zu verschicken
• Kommentare und Änderungsverfolgung werden vor der Weitergabe bereinigt, weil sie sich zwischen den Versionen unterschiedlich darstellen

Wo aus einem Ärgernis ein Risiko wird

Ein Punkt verdient über die Bequemlichkeit hinaus Aufmerksamkeit. Makros in Office-Dokumenten sind ein etablierter Weg, um Schadsoftware zu verbreiten, weshalb sie standardmäßig blockiert sind. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik ordnet unter Schadprogramme ein, wie solche Angriffe ablaufen und woran sich verdächtige Dateien erkennen lassen. Die Regel, Makros nur bei Dateien aus bekannter Quelle zu aktivieren, gilt auf dem Mac genauso wie unter Windows.

Wer im Team eine Ausnahme für interne Vorlagen braucht, richtet dafür einen vertrauenswürdigen Speicherort ein, statt die Sicherheitseinstellung generell zu lockern. Das ist in wenigen Minuten erledigt und verhindert, dass jemand aus Gewohnheit auch bei einer Datei aus einer Mail auf Aktivieren klickt.

Der Arbeitsplatz drumherum

Jenseits der Dateiformate entscheidet die Einrichtung über den Alltag. Eine Zusammenstellung dazu, wie sich ein Home-Office mit Apple-Geräten einrichten lässt, behandelt Beleuchtung, Möbel und Ordnung am Schreibtisch, also die Punkte, die sich nicht per Einstellung lösen lassen.